Nach Rom führen bekanntlich viele Wege und auch für unsere Scanbox gilt: Sie lässt sich auf ganz unterschiedliche Art und Weise einsetzen, um damit Ihre Briefpost zu empfangen. Die meisten unserer Kunden nutzen die Scanbox entweder über einen Nachsendeauftrag (bei der Deutschen Post und anderen Briefzustellern) oder indem Sie die Scanbox-Adresse direkt an die Absender Ihrer Briefpost als Korrespondenzanschrift weitergeben (z.B. auf dem Briefpapier oder im Impressum Ihrer Webseite). Es gibt noch eine weitere, Ihnen wahrscheinlich noch nicht bekannte Möglichkeit, die wir Ihnen natürlich nicht vorenthalten möchten: Die Weiterleitung Ihrer Briefpost in einem Sammelumschlag.
Inzwischen gibt es unter unseren Kunden diverse Unternehmen und auch einige Privatpersonen, die ihre Briefpost weiterhin an Ihrem Firmen- oder Wohnsitz empfangen. Nachdem sie alle Sendungen, die nicht von uns gescannt werden sollen (z.B. Werbesendungen) aussortiert haben, schicken sie uns alle übrigen Sendungen gesammelt in einem Umschlag an Ihre Scanbox-Adresse zu. Meist erfolgt dies in einem bestimmten Rhythmus, z.B. alle paar Tage oder wöchentlich.
Wir haben uns inzwischen auch in unserem Produktionszentrum auf diese Vorgehensweise eingestellt und dafür einen einheitlichen und automatisierten Prozess entwickelt. Nach Eingang eines Sammelumschlags scannen wir in einem ersten Schritt nur die Umschläge der enthaltenen Sendungen. Gleichzeitig stellen wir Ihnen diese auch einzeln und separat vom ursprünglichen Sammelumschlag im Eingang Ihres Dropscan-Kontos zur Verfügung. Sie können dann wie gewohnt entscheiden, wie wir mit den Sendungen verfahren sollen.
Da sich in den Sammelumschlägen eigentlich immer nur Sendungen befinden, die auf jeden Fall gescannt werden sollen, macht es Sinn einen Workflow einzurichten, mit dem alle eingehenden Sendungen automatisch geöffnet und gescannt werden. Dadurch ist auch gewährleistet, dass Ihre Sendungen so schnell wie möglich verarbeitet werden und Ihnen die Scans in kürzester Zeit zur Verfügung stehen. Den ursprünglichen Sammelumschlag können Sie vernichten lassen, die darin enthaltenen Sendungen sind von dieser Aktion nicht betroffen. Unser System erkennt übrigens automatisch, wenn es sich um einen Sammelumschlag handelt. Dieser wird ihnen besonders gekennzeichnet in Ihrem Dropscan-Konto angezeigt.
Falls Sie noch Fragen zu diesem oder anderen Themen haben, stehen wir Ihnen gerne jederzeit unter service@dropscan.de zur Verfügung.