Ohne wirklich zu wissen worauf wir uns einlassen haben wir vor über neun Monaten eine folgenschwere Entscheidung getroffen: Dropscan von Grund auf neu zu denken und zu entwickeln.
Anlass war eine Frage, die uns nach unserem ersten Launch im Januar 2012 immer wieder gestellt wurde: "Könnt ihr nicht auch meine/unsere gesamte Briefpost digitalisieren?". In manchen Wochen erreichten uns mehr Anfragen zu diesem Thema als Scanaufträge!
Irgendwann Mitte 2012 haben wir uns dann selber ernsthaft gefragt, ob wir das nicht auch können und wenn ja wie? 6 Monate Entwicklungszeit und 3 Monate Private Beta später ist es nun soweit. Dropscan wurde einer Generalüberholung in allen Bereichen unterzogen. Und ja, wir können jetzt auch Ihre gesamte Briefpost digitalisieren.
Hier die wichtigsten Neuigkeiten im Überblick:
Die Scanbox - Der digitale Briefkasten
Bisher war es notwendig jeden Scanauftrag einzeln in Ihrem Dropscan-Konto anzulegen. Dieser Aufwand entfällt in Zukunft komplett! Sie erhalten nun von uns kostenlos eine individuelle Postadresse in Berlin, die sog. Scanbox. Bei allen dort eingehenden Sendungen scannen wir automatisch den verschlossenen Umschlag und stellen ihn Ihrem Dropscan-Konto zur Ansicht zur Verfügung.
Sie können dann per Mausklick entscheiden, ob die Sendung von uns geöffnet und gescannt, gleich vernichtet (praktisch bei Werbepost!), bei uns archiviert oder auf dem Postweg an Sie weitergeleitet werden soll.
Viel einfacher als vorher, oder?
Das praktische an der Scanbox ist, daß man nicht nur eigene Unterlagen an diese schicken kann, so wie es bisher auch schon mögich war. Ab sofort kann man auch, z.B. über einen Nachsendeauftrag seine gesamte Post an die Scanbox weiterleiten oder die Adresse gezielt an einzelne Absender weitergeben.
Das Ergebnis: Ein komplett digitaler Posteingang.
Webapplikation
Unser talentierter Webdesigner und Frontend-Entwickler Gilbert Guttmann hat mal wieder volle Arbeit geleistet und die komplexen Funktionen der Webapplikationen hinter einer einer Oberfläche versteckt, die nicht nur sehr einfach zu bedienen, sondern auch (wie wir finden) toll aussieht.
Ein Dashboard gleich nach Anmeldung in Ihrem Konto zeigt auf einen Blick alle vorliegenden Sendungen. Die genannten Funktionen (Öffnen & Scannen, Vernichten, Archivieren und Weiterleiten) lassen sich einfach per Mausklick aktivieren. Benachrichtigungen per E-Mail zu allen wichtigen Prozesschritten sorgen für vollständige Transparenz. Wir finden, daß die neue Webapplikation rundherum gelungen ist!
Produktionszentrum
Auch in unserem Scanzentrum ist kein Stein auf dem anderen geblieben. Es musste nicht nur neue Hardware und Software im Scannerbereich angeschafft werden, sondern auch sämtliche Abläufe von Grund auf neu konzipiert und umgesetzt werden. Den mit Abstand am größten Aufwand hat allerdings die Neuentwicklung unserer Produktionssteuerungssoftware verursacht. Mit dieser ist es nun möglich jede einzelne Sendung zu jedem Zeitpunkt eindeutig im Produktionsprozess zu identifizieren und nachzuverfolgen. Ein wichtiger Schwerpunkt der Entwicklung lag beim Thema Sicherheit um zu gewährleisten, daß keine Sendung in die falschen Hände gerät
In den letzten 3 Monaten haben wir alle Prozesse ausführlich mit unseren fantastischen Beta-Kunden (Vielen Dank nochmal!) getestet und optimiert. Die letzten Fehler wurden gnadenlos ausgemerzt und wir sind jetzt überzeugt, daß Ihre Sendungen und Unterlagen bei uns in sicheren Händen sind.
Soviel erst einmal von uns. Auch nach diesem großen Schritt haben wir immer noch viel vor. In den kommenden Wochen wird es jede Menge kleine und große Verbesserungen in allen Bereichen unseres Service geben.
Jetzt freuen wir uns aber erst einmal auf Ihre Post und Ihr (hoffentlich zahlreiches!) Feedback