Irgendwann haben wir einfach aufgehört zu zählen ... die Zahl der Anfragen, die wir in den letzten Jahren zu einer Integration mit dem Cloud-Storage-Service fileee erhalten haben, liegt aber sicherlich im dreistelligen Bereich! Bisher war die Anbindung von fileee nur auf dem Umweg über die E-Mail-Inbox (von fileee) bzw. E-Mail-Integration (von uns) möglich, also nicht wirklich optimal.
Als wir dann vor einigen Wochen erfahren haben, dass fileee eine API-Schnittstelle zur direkten Übertragung von Dokumenten entwickelt hat, haben wir uns natürlich sofort an die Arbeit gemacht. Das Ergebnis dieser Kooperation zwischen dem tollen Team von fileee und uns liegt jetzt vor: Ab sofort kann man auf die gewohnt einfache Art und Weise Scans von Dropscan direkt und völlig automatisch zu fileee übertragen.
fileee, der Cloud-Storage mit hohem Datenschutz und umfangreichen Funktionen
Bereits seit 2010 bietet das Team von fileee (ja, schreibt man tatsächlich mit drei 'e'!) einen komfortablen und sehr benutzerfreundlichen Cloud-Storage-Service für digitale Dokumente an. Genau wie Dropscan richtet sich der Service an kleine und mittelständische Unternehmen sowie an Privatpersonen, die ein papierloses, komplett digitales Büro realisieren möchten. Inzwischen nutzen über 40.000 Unternehmen und Privatkunden den Service, damit ist es fileee gelungen auch den amerikanischen Platzhirschen wie Dropbox und Google Drive auf dem deutschen Markt ernsthaft Konkurrenz zu machen!
Das Wichtigste zuerst: Genau wie wir setzt fileee auf einen sehr hohen Datenschutzstandard. Eine 100%ige Umsetzung der DSGVO (inkl. dem obligatorischen AV-Vertrag) und ein Serverstandort mit deutschem Datenschutzrecht sind da erst der Anfang. Wirklich spannend finden wir, dass fileee zusätzlich auf eine hybride Verschlüsselung der Dokumente setzt. Durch Verwendung einer Public-Private-Key Kombination haben in letzter Konsequenz nicht einmal mehr die Mitarbeiter von fileee selber Zugriff auf die Dokumente ihrer Kunden. Sicherer geht es eigentlich nicht!
Ansonsten begeistert fileee vor allem durch seinen sehr umfangreichen Funktionsumfang. Schon in der kostenlosen Variante ist es problemlos möglich, sich ein voll funktionsfähiges papierloses Büro einzurichten. Für größere Mengen an Dokumenten gibt es dann ab EUR 3,99 im Monat die Tarife Premium und Professional. Hier nur einige der Features die wir spannend finden:
Scannen und Hochladen
Neben der Integration mit Dropscan lassen sich Papierdokumente auch mit der fileee App für iOS oder Android scannen und hochladen. Natürlich kann man auch mit einem handelsüblichen Scanner arbeiten und die digitalen Dokumente per App oder in der Webapplikation hochladen.
Wiederfinden
fileee verfügt über eine ausgefeilte Volltextsuche mit der man Dokumente anhand des gesamten Inhaltes in Sekunden wiederfindet.
Tags
Mit Hilfe von Tags können Sie sich eine individuelle Organisationsstruktur für Ihre Dokumente erstellen. Sie können dabei beliebig viele Tags erstellen und verwenden, um Ihre Dokumente zu kategorisieren. Der große Vorteil dabei: Im Gegensatz zur Ordnerstruktur kann ein Dokument mehrere Tags haben.
Erinnerungen
Falls gewünscht, kann fileee sogar an Termine im Zusammenhang mit wichtigen Dokumenten erinnern. Konkret können dies z.B. fällige Rechnungen, Kündigungsfristen oder Reisetermine sein.
Download
Ganz wichtig: Alle Dokumente können natürlich auch jederzeit lokal auf einen Desktop-PC oder ein Mobilgerät heruntergeladen werden. Im Premium-Tarif werden diese Dokumente sogar mit mit Texterkennung versehen und stehen damit auch lokal für eine Volltextsuche (z.B: Spotlight auf dem Mac) zur Verfügung.
Im Premium- oder Preofessional-Tarif gibt es für die Anwender von fileee noch einige zusätzliche Funktionen:
Tabellenexport von Metadaten
In fileee gespeicherte Metadaten Ihrer Dokumente (z.B. Absender, Rechnungsdatum, usw.) können Sie sich übersichtlich als Tabelle exportieren.
Automatisches Löschdatum
Sie legen einfach fest, wann bestimmte Dokumente nicht mehr benötigt und automatisch gelöscht werden können.
Kalenderintegrationen
Erinnerungen an bestimmte Dokumente lassen sich damit auch mit Ihrem persönlichen Kalender oder dem Ihres Unternehmens synchronisieren.
Vor allem beim Einsatz im Unternehmen, wenn also mehrere Personen auf Dokumente zugreifen und damit arbeiten sollen, ist fileee Spaces ideal. Es bietet folgende Funktionen:
Rechtevergabe
Sie können individuell entscheiden, ob Teilnehmer Dokumente bearbeiten dürfen oder nur einen Lesezugriff erhalten.
Teilen
Sie können Familie, Freunde, Kollegen oder Ihren Steuerberater zu einem gemeinsamen Space ein und Dokumente für Andere freigeben. Die Freigabe kann natürlich jederzeit auch wieder aufgehoben werden.
Gemeinsam bearbeiten
Wenn Sie den Titel eines Dokumentes korrigieren, wird dies auch für die Space Teilnehmer sichtbar. Und wenn einer die Buchhaltung die Rechnung als bezahlt markiert, erscheint dies auch direkt in Ihrem Archiv.
Chatten
Dokumentenverwaltung ist Teamwork. Über die Chat-Funktion kann man sich mit den Teilnehmern eines Spaces unterhalten, Aufgaben verteilen, Nachfragen stellen.
Benachrichtigungen
Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn jemand ein neues Dokument in einen gemeinsamen Space hochgeladen hat oder es eine neue Nachricht gibt.
Damit ist die Aufzählung der Funktionen von fileee noch lange nicht abgeschlossen. Über weitere spannende Dinge wie z.B. die wirklich innovative fileeeBox oder das C2B-Portal für den Empfang von Dokumenten Ihrer Versicherung oder Bank informieren Sie sich am besten einmal direkt auf der Webseite von fileee
Die Integration mit Ihrem fileee-Konto einfach einrichten
Alle Dropscan-Kunden können sich ab sofort über die Einstellungen ihres Kontos mit fileee verbinden. Im Bereich „Integrationen“ können Sie die Anbindung an Ihr fileee-Konto einfach durch Eingabe Ihrer Zugangsdaten einrichten. Dort haben Sie auch die Wahl, ob wir den Inhalt einer Sendung als eine PDF-Datei oder jedes Dokument als einzelne PDF-Datei übertragen sollen. Und natürlich steht die Anbindung an fileee als manuelle oder als vollautomatische Integration zur Verfügung.
Zum Schluss noch ein Tipp: Genau wie bei CenterDevice, unserer anderen deutschen Cloud-Storage-Integration, gibt es auf der Webseite von fileee ein sehr lesenswertes Blog mit vielen interessanten Artikeln rund um das Thema papierloses leben und arbeiten.
Wir hoffen, dass alle Kunden die fileee bereits nutzen und die uns über die Jahre viele E-Mails geschickt haben, die Integration nun ausgiebig nutzen und fileee darüber hinaus noch viele neue Freunde findet. Für Feedback und Ideen stehen wir Ihnen wie immer jederzeit gerne zur Verfügung.