Einer der häufigsten Funktionswünsche den wir von unseren Kunden hören, ist die Verbindung von Dropscan mit externen Services. Bisher bieten wir die Möglichkeit Ihre Scans entweder per E-Mail, über das Projektmanagementsystem Redmine bzw. Planio oder in dem DMS von Amagno zur Verfügung zu stellen.
Um dieses Angebot in Zukunft stark zu erweitern, haben wir die Anbindung von Services in den letzten Wochen von Grund auf neu entwickelt. Die ersten Früchte dieser Arbeit stellen wir ab sofort allen Dropscan-Kunden zur Verfügung: Die Anbindung an SFTP-Server und Amazon AWS S3 Cloud-Storage.
Integrationen stellen die Verbindung zu externen Services her
Sowohl die zugrundeliegende technische Plattform als auch die Einrichtung der jeweiligen Services in Ihrem Dropscan-Konto haben wir komplett neu gestaltet. Während die Anbindung bisher für jede Scanbox einzeln eingerichtet werden musste, haben wir nun in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos den Bereich ‚Integrationen‘ geschaffen in dem alle Anbindungen zentral verwaltet werden können.
Grundsätzlich bieten alle Integrationen die gleiche Funktion: Ihre Scans werden an den jeweiligen Service übertragen und Ihnen dort zur Verfügung gestellt. Für jede Sendung die von uns geöffnet und gescannt wurde erhalten Sie dabei eine PDF-Datei mit allen Scans des Sendungsinhaltes.
Scans auf Ihrem SFTP-Server oder Amazon S3 Cloud-Storage empfangen
Den Anfang einer ganzen Reihe von Integrationen machen zwei ganz unterschiedliche Services: SFTP und Amazon S3.
Während es sich bei SFTP um ein seit langem etabliertes Protokoll zur Übertragung und Speicherung von Dateien im Internet handelt, bietet Amazon S3 eine hochmoderne und stark skalierbare Speicherlösung in der Cloud. SFTP ermöglicht es Ihnen alle übertragenen Daten auf Ihren eigenen und von Ihnen verwalteten Servern zu speichern. Bei AWS S3 werden die Scans auf Servern in den hochverfügbaren Rechenzentren von Amazon gespeichert. Dort haben Sie über integrierte Services wie SQS/SNS oder Lamda extrem flexible Möglichkeiten ihre Scans zu verwalten und automatisiert zu verarbeiten. Sicherheit und Datenschutz sind bei beiden Services durch eine verschlüsselte Übertragung Ihrer Daten gewährleistet.
Die Einrichtung erfolgt jeweils über die Eingabe der Zugangsdaten zu Ihrem eigenen SFTP Server oder Ihrem Amazon AWS-Konto. Falls Sie mehrere Scanboxen verwenden, können Sie einzeln auswählen für welche Scanbox die jeweilige Integration aktiviert werden soll. Sobald die Verbindung steht werden ab sofort alle Scans von Sendungen über die jeweilige Integration zur Verfügung gestellt. Auch das Hochladen aller in der Vergangenheit produzierten Scans ist problemlos möglich.
Damit man auch bei größeren Mengen an Scans nicht die Übersicht verliert werden die Scans von uns in einer Ordnerstruktur mit dem Format
[Ihr Pfad]/Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]
gespeichert. Die Benennung der Scans erfolgt wie bisher mit Scanbox und Eingangsdatum der Sendung. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.
Weitere Integrationen sind in Arbeit
SFTP und Amazon S3 sind wie bereits angedeutet erst der Anfang: In den kommenden Wochen und Monaten werden wir eine ganze Reihe weiterer Integrationen vorstellen, darunter auch Dropbox, Box.com, Google Drive und Evernote.
Falls Sie sich eine bestimmte Integration wünschen freuen wir uns über eine Nachricht von Ihnen. Schreiben Sie uns einfach kurz zu Ihrem Anwendungsfall und welchen Service Sie gerne mit Dropscan verbinden möchten.