Was lange währt wird endlich gut! Viele unserer Kunden haben danach gefragt, nun ist es soweit: Ab heute können Sie Dropscan mit dem Cloud-Storage Service von Dropbox verbinden. Analog zu den bisher verfügbaren Integrationen werden damit automatisch alle Scans Ihrer Sendungen in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert.
Dropscan & Dropbox - Eine Verbindung mit vielen Möglichkeiten
Aufgrund der Beliebtheit von Dropbox mit seinen über 300 Mio. Nutzern dürfte der Service den meisten unserer Kunden bereits bekannt sein. Daher an dieser Stelle nur einige Punkte wie die Anbindung an Dropbox die Arbeit mit Ihren Scans erleichtert und gleichzeitig auch neue Möglichkeiten eröffnet:
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Alle Scans werden nach dem öffnen und scannen Ihrer Sendungen automatisch in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert. Sie brauchen diese also nicht mehr manuell in Ihrem Dropscan-Konto herunterzuladen. Zusammen mit der Option ‚Automatisches Öffnen & Scannen‘ von Sendungen können Sie dadurch den Dropscan-Workflow vollständig automatisieren.
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Dropbox bietet eine Vielzahl von Anwendungen über die Sie unabhängig von Ort und Gerät auf Ihre Dateien und damit auch auf Ihre Scans zugreifen können: Angefangen von Desktop-Applikationen für Mac und PC über Mobile Apps für iOS und Android bis hin zum Zugriff über Ihren Browser, es gibt kaum eine Plattform die von Dropbox nicht unterstützt wird.
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Dropbox synchronisiert alle mit Ihrem Konto verknüpften Endgeräte automatisch im Hintergrund sobald Sie mit dem Internet verbunden sind. Ihre Scans sind damit immer auf allen Ihren Geräten verfügbar, egal ob Desktop, Notebook, Tablet oder Smartphone.
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Über Dropbox können Sie Ihre Scans ganz einfach anderen Personen zur Verfügung zu stellen. Während Sie bisher nur die Möglichkeit hatten alle Scans per E-Mail an Dritte zu verschicken, ist es mit Hilfe von Dropbox nun möglich ganz gezielt einzelne Scans mit anderen zu teilen. Der gemeinsame Zugriff auf Scans von größeren Gruppen wird dadurch immens erleichtert.
Einfach einrichten und alle Scans landen in Ihrer Dropbox
Wie schon bei den bisherigen Integrationen lässt sich auch die Verbindung mit Dropbox sehr einfach in in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos über den Menüpunkt ‚Integrationen’ einrichten. Sie werden von dort zu Dropbox weitergeleitet wo Sie sich anmelden und Dropscan den Zugriff erlauben müssen.
Nach Einrichtung der Integration wird in Ihrem Dropbox-Konto unter 'Apps' ein Ordner ‚Scanboxen’ angelegt in dem Ihre Scans gespeichert werden. Aus Sicherheitsgründen hat Dropscan lediglich Zugriff auf diesen Ordner, die Dateien in anderen Ordnern sind für Dropscan quasi unsichtbar. Selbstverständlich erfolgt die Übertragung der Scans wie immer über eine verschlüsselte Verbindung.
Zur besseren Übersicht werden auch bei dieser Integration die Scans getrennt nach Scanboxen und Scandatum in separaten Ordnern gespeichert. Die Benennung der Scans erfolgt nach unserem Standardformat mit der Scanbox-Nummer und dem Eingangsdatum der Sendung.
Intern nutzen wir die Anbindung an Dropbox bereits seit mehreren Wochen für unseren eigenen Workflow und sind begeistert von den neuen Möglichkeiten die sich dadurch ergeben. Wir hoffen, daß Sie diese Integration ebenfalls einen großen Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro weiterbringt.