Integrationen & Workflows

Informationen zur Automatisierung von Dropscan und die Anbindung an externe Services.

  • Wie kann ich digitale Dokumente mit einer Integration teilen?

    Sie können Dokumente manuell oder automatisch mit einer Integration teilen, die zuvor mit Ihrem Dropscan-Konto verknüpft wurde.

    Manuelles Teilen einzelner Dokumente

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an und gehen Sie auf Gescannt.

    2. Klicken Sie bei der Sendung, deren Inhalte Sie teilen möchten, auf den gelben Button für Aktionen - Dokumente und wählen Teilen. Alternativ können Sie auch per Klick auf die Sendung in die Detailansicht für das Dokument gehen und auf der linken Seite den Button Teilen klicken.

    3. Klicken Sie anschließend unter Teilen mit Service auf die Integration, mit der Sie das Dokument teilen möchten.

    4. Folgen Sie den Anweisungen, die sich je nach Integration leicht unterscheiden können.

    5. Wählen Sie aus, ob Sie die Dokumente vollständig als eine PDF-Datei oder als einzelne PDF-Dateien mit der Integration teilen möchten.

    6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit Hochladen.

    Einstellungen für automatisches Teilen mit einer Integration

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie unter Workflows > Dokumente teilen > Einrichten aus.

    3. Klicken Sie anschließend unter Teilen mit Service auf die Integration, mit der Sie das Dokument teilen möchten.

    4. Folgen Sie den Anweisungen, die sich je nach Integration leicht unterscheiden können.

    5. Wählen Sie aus, ob Sie die Dokumente vollständig als eine PDF-Datei oder als einzelne PDF-Dateien mit der Integration teilen möchten.

    6. Wählen Sie die Scanboxen aus, deren Dokumente Sie teilen möchten.

    7. Bestätigen Sie, ob Sie alle bereits vorliegenden oder nur zukünftige Dokumente teilen möchten.

    8. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit Einrichten.

  • Was sind Workflows und wie kann ich sie einrichten?

    Mit Workflows können Sie Aktionen automatisieren, die Sie normalerweise bei einzelnen Sendungen manuell anfordern.

    Die folgenden Aktionen können automatisch bei allen Sendungen ausgeführt werden:

    • Sendungen scannen

    • Dokumente teilen

    • Sendungen vernichten

    • Sendungen weiterleiten

    • Benachrichtigung senden

    Workflows einrichten

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie unter Workflows die Aktion aus, die zukünftig automatisch ausgeführt werden soll.

    3. Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor. Die erfolgreiche Einrichtung wird durch ein Pop-up-Fenster angezeigt.

    Bitte beachten Sie, dass es keine Möglichkeit gibt, die Aktionen bei einzelnen Sendungen zu stoppen. Sie können Workflows aber jederzeit ändern oder löschen.

  • Wie kann ich meine Scans per E-Mail erhalten und teilen?

    Sie können Dokumente manuell oder automatisch per E-Mail erhalten und teilen.

    Manuelles Teilen einzelner Dokumente

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an und gehen Sie auf Gescannt.

    2. Klicken Sie bei der Sendung, deren Inhalte Sie teilen möchten, auf den gelben Button für Aktionen - Dokumente und wählen Teilen. Alternativ können Sie auch per Klick auf die Sendung in die Detailansicht für das Dokument gehen und auf der linken Seite den Button Teilen klicken.

    3. Gehen Sie anschließend unter Teilen mit Personen auf E-Mail. Tragen Sie die E-Mail-Adressen ein, die Sie für den Empfang des Dokuments verwenden möchten.

    4. Optional können Sie eine Nachricht eingeben, die der Empfänger mit dem Dokument per E-Mail erhält.

    5. Wählen Sie aus, ob Sie die Dokumente vollständig als eine PDF-Datei oder einzeln in einem ZIP-Archiv erhalten möchten.

    6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit Teilen.

    Einstellungen für automatisches Erhalten und Teilen

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie unter Workflows > Dokumente teilen > Einrichten aus.

    3. Klicken Sie anschließend auf E-Mail. Tragen Sie die E-Mail-Adressen ein, die Sie für den Empfang Ihrer Scans verwenden möchten.

    4. Wählen Sie aus, ob Sie die Dokumente vollständig als eine PDF-Datei oder einzeln in einem ZIP-Archiv erhalten möchten.

    5. Wählen Sie die Scanboxen aus, deren Dokumente Sie teilen möchten.

    6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit Einrichten.

    Wir versenden nur Dokumente mit maximal 10 MB Dateigröße. Falls die Scans einer Sendung dieses Limit überschreiten, werden Sie von uns per E-Mail benachrichtigt.

  • E-Mail-Workflow für automatisches Teilen einrichten

    Durch diesen Workflow erhalten Sie Ihre gescannten Dokumente per E-Mail bzw. können diese auch automatisch mit anderen E-Mail-Empfängern teilen.

    Einstellungen unter Workflows

    • Erstellen Sie einen neuen E-Mail-Workflow unter Einstellungen > Workflows.

    • Gehen Sie unter Dokumente teilen auf Einrichten und anschließend auf E-Mail. Tragen Sie bitte die E-Mail-Adressen ein, die Sie für den Empfang Ihrer Scans verwenden möchten.

    • Wählen Sie aus, ob Sie die Dokumente vollständig als eine PDF-Datei oder einzeln in einem ZIP-Archiv erhalten möchten.

    • Wählen Sie die Scanboxen aus, deren Dokumente Sie teilen möchten.

    • Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit Einrichten.

    Wir versenden nur Scans mit maximal 25 MB Dateigröße. Falls die Scans einer Sendung dieses Limit überschreiten, werden Sie von uns per E-Mail benachrichtigt.


  • Integration mit AMAGNO einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von AMAGNO. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem AMAGNO-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei AMAGNO.

    AMAGNO stellt aktuell keine Programmierschnittstelle (API) für eine direkte Anbindung zur Verfügung. Sie können Ihre digitalen Dokumente aber einfach per E-Mail mit AMAGNO teilen:

    • Richten Sie bei AMAGNO den automatischen E-Mail Import via IMAP ein und notieren Sie sich die eingestellte E-Mail Adresse.

    Eine bebilderte Schritt-für-Schritt Anleitung sowie ein Hilfevideo zur genauen Einrichtung finden Sie im Hilfebereich von AMAGNO.

    Teilen von Dokumenten

    Ihre digitalen Dokumente können Sie manuell oder automatisch mit AMAGNO per E-Mail teilen. Detaillierte Information finden Sie in diesen Hilfeartikeln:

    Wir versenden nur digitale Dokumente mit maximal 10 MB Dateigröße per E-Mail. Falls die Scans einer Sendung dieses Limit überschreiten, werden Sie von uns per E-Mail benachrichtigt.


  • Integration mit Amazon S3 Bucket einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit einem S3 Cloud-Storage von Amazon Web Services (AWS). Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem AWS S3-Bucket teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei AWS, in dem Sie einen S3 Storage Bucket aufgesetzt haben. Dies können Sie jederzeit bei Amazon Web Services einrichten.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie AWS S3-Bucket unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Tragen Sie in die folgenden Felder Ihre AWS-Zugangsdaten ein.

    4. Zuletzt geben Sie noch den Namen des AWS S3-Buckets ein.

    5. Klicken Sie auf Einrichten.

    Bitte beachten Sie, dass der Nutzerzugriff autorisiert sein muss für die S3-Operation s3:PutObject.

    Mehr Informationen zu den Zugriffsrechten für AWS S3-Buckets können Sie in diesem Artikel über Bucket-Richtlinien von AWS S3 nachlesen.

    Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem AWS S3-Bucket ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Ihre digitalen Dokumente werden in folgender Ordnerstruktur im S3-Bucket gespeichert: /Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem AWS S3-Bucket her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit Box einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Cloud-Storage von Box.com. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem Box-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Box.com.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie Box unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einrichten.

    4. Sie werden auf die Seite von Box.com weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren Zugangsdaten von Box.com an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

    Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem Box.com Cloud Storage ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Ihre digitalen Dokumente werden in folgender Ordnerstruktur in Box.com gespeichert: /Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Box.com-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.


  • Integration mit BuchhaltungsButler einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit BuchhaltungsButler. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem BuchhaltungsButler-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei BuchhaltungsButler.

    Weiterhin benötigen Sie einen API-Zugang sowie einen API-Key von Buchhaltungsbutler.

    • Den API-Zugang aktivieren Sie in Ihrem BuchhaltungsButler-Account unter 'Firmendaten' im Reiter 'API-Zugang'.

    • Nachdem Sie die API aktiviert haben, finden Sie an derselben Stelle Ihren 'API-Key'. Diesen kopieren Sie bitte in die Zwischenablage. Sie benötigen ihn zur Einrichtung der Integration bei Dropscan.

    Bei weiteren Fragen zum API-Key und zur Einrichtung des API-Zugangs von BuchhaltungsButler wenden Sie sich bitte an den Support von BuchhaltungsButler.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie BuchhaltungsButler unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Geben Sie Ihren BuchhaltungsButler API-Key in dem Eingabefeld ein und bestätigen diesen mit Einrichten.

    Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem Konto bei BuchhaltungsButler ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem BuchhaltungsButler-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.


  • Integration mit CANDIS einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit der Buchhaltungssoftware von CANDIS. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem CANDIS-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei CANDIS.

    CANDIS stellt aktuell keine Programmierschnittstelle (API) für eine direkte Anbindung zur Verfügung. Sie können Ihre digitalen Dokumente aber einfach per E-Mail mit CANDIS teilen:

    • Bei Einrichtung Ihres CANDIS-Kontos wurde Ihnen eine individuelle Email-Adresse zugewiesen, mit der Sie gescannte Rechnungen und Belege weiterleiten können.

    • Ihre persönliche E-Mail-Adresse können Sie jederzeit in Ihrem CANDIS-Konto unter Einstellungen > Mail Sync einsehen. Notieren Sie sich bitte diese E-Mail Adresse.

    Teilen von Dokumenten

    Ihre digitalen Dokumente können Sie manuell oder automatisch mit CANDIS per E-Mail teilen. Detaillierte Information finden Sie in diesen Hilfeartikeln:

    Wir versenden nur digitale Dokumente mit maximal 10 MB Dateigröße per E-Mail. Falls die Scans einer Sendung dieses Limit überschreiten, werden Sie von uns per E-Mail benachrichtigt.

  • Integration mit CenterDevice einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit CenterDevice. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem CenterDevice-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie nur ein Konto bei CenterDevice.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie CenterDevice unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Klicken Sie auf Einrichten.

    4. Sie werden anschließend auf die Seite von CenterDevice weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren Zugangsdaten an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

    Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem CenterDevice-Konto ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Sie können beim Teilen (manuell oder automatisch via Workflow) eine Ihrer Collections bei CenterDevice auswählen, in der wir Ihre Dokumente speichern.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem CenterDevice-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit Dropbox einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit Dropbox. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem Dropbox-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Dropbox.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie Dropbox unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Klicken Sie auf Einrichten.

    4. Sie werden anschließend auf die Seite von Dropbox weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren regulären Zugangsdaten an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

    Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration erstellen wir im Ordner 'Apps' einen Ordner 'Scanboxen'. Der Zugriff von Dropscan ist beschränkt auf diesen Ordner.

    Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie dort ein erstes Test-Dokument.Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Ihre Scans werden von uns zur besseren Übersicht in einer Ordnerstruktur gespeichert: Apps/Scanboxen/Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Dropbox-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit d.velop documents einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit d.velop documents. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem d.velop-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei d.velop documents.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie d.velop documents unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Geben Sie die URL Ihres d.velop-Servers sowie den API-Key ein.

    Ein API-Key muss über dem d.velop Dashboard generiert werden. 

    Gehen Sie dafür von Ihrem Dashboard aus auf Konfiguration → Infrastruktur und Sicherheit → Anmeldung – Anmeldeoptionen und klicken anschließend auf das Fingerabdruck-Icon. Nun können Sie über das Plus-Icon einen neuen API-Key erzeugen. 

    Bei Fragen rund um Ihren URL Ihres d.velop-Servers sowie Ihren API-Key wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder den Cloud-Support von d.velop

      4. Klicken Sie auf Einrichten.
      5. Ihr Dropscan-Konto ist nun mit d.velop documents verbunden.

    Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie in der Inbox von d.velop documents ein erstes Test-Dokument. Bei Problemen mit der Einrichtung informieren wir Sie natürlich umgehend.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Konto bei d.velop documents her.

    Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Einzelne Dokumente manuell teilen mit der Aktion ‘Teilen’

    • Alle Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Weitere Informationen zum Teilen von Dokumenten finden Sie hier.

  • Integration mit Evernote einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit Evernote. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit einem Notizbuch in Evernote teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie nur ein Konto bei Evernote.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie Evernote unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Klicken Sie auf Einrichten.

    4. Sie werden anschließend auf die Seite von Evernote weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren Zugangsdaten von Evernote an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

    Sie können beim Teilen manuell oder automatisch (via Workflow) ein Notizbuch auswählen, in dem wir Ihre Dokumente speichern. Alle Dokumente versehen wir außerdem mit dem Label bzw. Tag 'Dropscan'.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Evernote-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit FastBill einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit der Software für einfache Buchhaltung und Rechnungswesen von FastBill. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem FastBill-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei FastBill.

    Weiterhin ist ein sogenannter API-Key von FastBill erforderlich.

    • Der API-Key wird nur dem Hauptnutzer bei FastBill angezeigt. Weitere Nutzer des FastBill-Kontos müssen diesen ggfs. beim Hauptnutzer erfragen.

    • Sie finden den API-Key in Ihrem FastBill-Konto unter Einstellungen > Übersicht > API-Key. Diesen kopieren Sie bitte in die Zwischenablage. Sie benötigen ihn zur Einrichtung der Integration bei Dropscan.

    Bei Fragen rund um Ihren API-Key von FastBill wenden Sie sich bitte an den Support von FastBill.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie FastBill unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Geben Sie bitte die E-Mail-Adresse zum Kontozugang des Hauptnutzers ein. Es handelt sich dabei nicht um die von FastBill bereitgestellte Inbox-E-Mail im Format @inbox.fastbill.com.

    4. Geben Sie nun den API-Key von FastBill ein.

    5. Klicken Sie auf Einrichten.

    Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem FastBill-Konto ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem FastBill-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit fileee einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Cloud-Storage von fileee. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem fileee-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie nur ein Konto bei fileee.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie fileee unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Klicken Sie auf Einrichten.

    4. Sie werden anschließend auf die Seite von fileee weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren fileee Zugangsdaten an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

    Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem fileee-Konto ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem filee-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit GetMyInvoices einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit der Software zur Rechnungsverwaltung von GetMyInvoices. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem GetMyInvoices-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei GetMyInvoices.

    Weiterhin ist ein sogenannter API-Token von GetMyInvoices erforderlich.

    • Sie finden den API-Token in Ihrem GeyMyInvoices-Konto im Menü oben rechts unter API-Zugriff. Diesen kopieren Sie bitte in die Zwischenablage. Sie benötigen ihn zur Einrichtung der Integration bei Dropscan.

    Bei Fragen zum Abruf Ihres GetMyInvoices API-Tokens wenden Sie sich bitte an den Support von GetMyInvoices.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie GetMyInvoices unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Tragen Sie bitte den API-Token ein, den Sie aus Ihrem GetMyInvoices-Account, wie oben beschrieben, kopiert haben.

    4. Klicken Sie auf Einrichten.

    Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration finden Sie in Ihrem GetMyInvoices-Konto ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem GetMyInvoices-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit Google Drive einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Cloud-Storage von Google Drive. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Google Drive teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Google Drive.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie Google Drive unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Klicken Sie auf Einrichten.

    4. Sie werden anschließend auf die Seite von Google weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren regulären Zugangsdaten an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

    Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration erstellen wir einen Ordner 'Dropscan' in Ihrem Google Drive-Konto. Der Zugriff von Dropscan ist beschränkt auf diesen Ordner.

    Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie dort ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Ihre digitalen Dokumente werden von uns zur besseren Übersicht in einer Ordnerstruktur gespeichert: Dropscan/Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Google Drive-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit KPMG Scale-up Accounting einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Rechnungswesen-Service Scale-up Accounting von KPMG. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Scale-up Accounting teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie einen Zugang zu Scale-up Accounting, der Ihnen im Rahmen Ihrer Zusammenarbeit mit KPMG zur Verfügung gestellt wird.

    Weiterhin benötigen Sie einen sogenannten Konfigurations-Key. Diesen erhalten Sie von Ihrem persönlichen Ansprechpartner bei KPMG.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie KPMG Scale-up Accounting unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Tragen Sie bitte den Konfigurations-Key ein, den Sie von Ihrem KPMG Ansprechpartner erhalten haben.

    4. Klicken Sie auf Einrichten.

    Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie dort ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem KPMG Scale-up Accounting her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit Microsoft Azure Storage Container einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit einem Storage Container von Microsoft Azure. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente auf Anforderung oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem Azure Storage Container teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Microsoft Azure, in dem Sie einen Storage Container aufgesetzt haben. Dies können Sie jederzeit bei [Microsoft Azure](Microsoft Azure) einrichten.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie Azure Storage Container unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Tragen Sie in die folgenden Felder Ihre Azure-Zugangsdaten (Account Name und Access Key) ein.

    4. Zuletzt geben Sie noch den Namen des Azure Storage Containers ein.

    5. Klicken Sie auf Einrichten.

    Nach erfolgreicher Einrichtung der Integration haben, finden Sie Ihrem Azure Container ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Ihre digitalen Dokumente werden in folgender Ordnerstruktur im Azure Container gespeichert: /Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Azure Container her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.


  • Integration mit Microsoft OneDrive einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit dem Cloud-Storage OneDrive von Microsoft. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem Microsoft OneDrive-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Microsoft OneDrive.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie Microsoft OneDrive unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Klicken Sie auf Einrichten.

    4. Sie werden anschließend auf die Seite von Microsoft OneDrive weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren OneDrive-Zugangsdaten an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

    Nach Einrichtung der Integration erstellen wir einen Ordner 'Dropscan' im Ordner 'Anwendungen' Ihres OneDrive-Kontos. Der Zugriff von Dropscan ist beschränkt auf diesen Ordner.

    Ihre digitalen Dokumente werden von uns zur besseren Übersicht in einer Ordnerstruktur gespeichert: Anwendungen/Scanboxen/Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]/[Dokument.pdf]

    Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie dort ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem OneDrive-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit der PDF-Box von Mr-Money einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit der PDF-Box von Mr-Money. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrer PDF-Box teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie einen Account bei PDF-Box von Mr-Money.

    PDF-Box stellt aktuell keine Programmierschnittstelle (API) für eine direkte Anbindung zur Verfügung. Sie können Ihre digitalen Dokumente aber einfach per E-Mail mit PDF-Box teilen:

    • Richten Sie bei PDF-Box unter Einstellungen eine individuelle persönliche E-Mail-Adresse für den Dokumenten-Import ein.

    • Kopieren Sie sich diese E-Mail-Adresse für die Einrichtung der E-Mail-Integration bei Dropscan.

    Eine gültige E-Mail Adresse für den Import liegt im Format import-[xxxxx]@pdf-box.de vor.

    Teilen von Dokumenten

    Ihre digitalen Dokumente können Sie manuell oder automatisch mit PDF-Box per E-Mail teilen. Detaillierte Information finden Sie in diesen Hilfeartikeln:

    Wir versenden nur digitale Dokumente mit maximal 10 MB Dateigröße per E-Mail. Falls die Scans einer Sendung dieses Limit überschreiten, werden Sie von uns per E-Mail benachrichtigt.

  • Integration mit sevDesk einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit sevDesk. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem sevDesk-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei sevDesk. Dieses können Sie jederzeit bei sevDesk einrichten.

    Einstellungen bei sevDesk

    • Für die Verwendung der sevDesk-Integration ist ein so genannter API-Token von sevDesk erforderlich.

    • Rufen Sie in Ihrem sevDesk-Konto Ihren persönlichen API-Token unter Einstellungen > Benutzer bearbeiten ab.

    Bei Fragen zum Abruf Ihres sevDesk API-Tokens wenden Sie sich bitte an den Support von sevDesk.

    Einstellungen bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie sevDesk unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Geben Sie bitte den API-Token ein, den Sie von sevDesk erhalten haben und bestätigen Sie dies mit Einrichten.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem sevDesk-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

    Die hochgeladenen Scans werden immer als Beleg für eine Ausgabe in Ihrem sevDesk-Konto hinterlegt.

  • Integration mit SFTP-Server einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit Ihrem eigenen SFTP-Server. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit einem SFTP-Server teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie einen eigenen SFTP-Server sowie dessen öffentlich zugängliche Adresse in Form eines Hostnamens (z. B. sftp.example.com) oder einer IP-Adresse (z. B. 93.184.216.34).

    Weiterhin benötigen Sie ein Benutzerkonto für diesen SFTP-Server sowie den dazugehörigen Benutzernamen und das Passwort. Das Konto muss über Rechte für den Schreibzugriff auf das gewünschte Serververzeichnis verfügen, das wir für die Speicherung der Dokumente verwenden sollen.

    Bitte kontaktieren Sie Ihren System-Administrator bei Fragen zur Einrichtung eines Benutzerskontos für Ihren SFTP-Server.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie SFTP-Server unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Tragen Sie unter Server die öffentlich zugängliche Adresse Ihres SFTP-Servers ein, wahlweise als Hostname oder IP-Adresse. Optional können Sie auch einen Port eintragen, sollte dieser für den Zugriff erforderlich sein (z. B. sftp.example.com:1234 oder 93.184.216.34:1234).

    4. Geben Sie unter Absoluter Pfad das von Ihnen gewünschte Verzeichnis auf dem SFTP-Server an, in dem wir Ihre Dokumente ablegen sollen (z. B. /upload/dokumente).

    5. Tragen Sie den Benutzernamen und das Passwort Ihres SFTP-Servers ein.

    6. Klicken Sie auf Einrichten.

    Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung finden Sie dort ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Ihre Scans werden von uns zur besseren Übersicht in einer Ordnerstruktur gespeichert: [Ihr Pfad]/Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem SFTP-Server her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit Trello einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit Trello. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem Trello-Konto teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie ein Konto bei Trello.

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie Trello unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einrichten.

    4. Sie werden auf die Seite von Trello weitergeleitet. Bitte melden Sie sich dort mit Ihren Zugangsdaten von Trello an, um Dropscan die notwendigen Zugriffsrechte zu erteilen.

    Sie können beim Teilen manuell oder automatisch (via Workflow) ein Board auswählen, in dem wir Ihre Dokumente als Anhang einer Karte speichern.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Trello-Konto her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

  • Integration mit WebDAV-Server einrichten

    Verbinden Sie Ihre Scanbox mit Ihrem eigenen WebDAV-Server. Durch diese Integration können Sie gescannte Dokumente manuell oder automatisiert (via Workflow) mit Ihrem WebDAV-Server teilen.

    Voraussetzungen

    Für die Einrichtung dieser Integration benötigen Sie einen eigenen WebDAV-Server sowie dessen öffentlich zugängliche Adresse in Form eines Hostnamens (z. B. sftp.example.com) oder einer IP-Adresse (z. B. 93.184.216.34).

    Weiterhin brauchen Sie einen Benutzer für diesen WebDAV-Server sowie dessen Name und Passwort. Er muss über Rechte für Schreibzugriff auf das gewünschte Serververzeichnis verfügen, welches wir für die Speicherung der Dokumente verwenden sollen.

    • Damit Dropscan Ihre Scans auf Ihren WebDAV-Server hochladen kann, werden Zugangsdaten benötigt. Aktuell unterstützen wir die Authentifizierung mittels Benutzername und Passwort. Der verwendete Benutzer benötigt Schreibzugriff auf das von Ihnen angegebene Ordner- bzw. Serververzeichnis.

    Bitte kontaktieren Sie Ihren Administrator bei weiteren Fragen zur Einrichtung eines Benutzerskontos für Ihren WebDAV-Server.

    Einstellungen bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie WebDAV-Server unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Tragen Sie den Benutzernamen und das Passwort Ihres WebDAV-Servers ein.

    4. Tragen Sie unter Server die öffentlich zugängliche Adresse Ihres WebDAV-Servers ein. Sie können wahlweise einen Hostnamen (z. B. webdav.example.com) oder eine IP-Adresse (z. B. 93.184.216.34) eintragen. Optional können Sie auch einen Port eintragen, sollte dieser erforderlich sein (z. B. webdav.example.com:1234 oder 93.184.216.34:1234).

    5. Bestätigen Sie die Eingabe mit Einrichten.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem WebDAV-Server her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

    Ihre Scans werden von uns zur besseren Übersicht in einer Ordnerstruktur gespeichert: [Ihr Pfad]/Scanbox-[Nummer]/[Datum Öffnen & Scannen]

  • Integration via Webhook einrichten

    Webhooks ermöglichen anderen Systemen, über eine einfache technische Schnittstelle Dokumente zu empfangen und dort weiter zu verwenden.

    Voraussetzungen

    Für die Verwendung für Webhooks benötigen Sie einen Web-Server, der die von uns gemachten Anfragen laut der folgenden Spezifikation verarbeiten kann:

    Der Upload erfolgt ausschließlich über HTTPS.

    Jeder Scan wird via POST-Anfrage als multipart/form-data Payload mit zwei Teilen geliefert: Die Binärdatei 'document' und einen 'meta'-Teil, der sendungsrelevante Daten (JSON) enthält.

    Als Antwort wird ein 20X-Status erwartet. Der Content-Type wird nicht geprüft.

    Beispiel für eine angedeutete Anfrage:

    --DropscanBoundary

    Content-Disposition: form-data; name="metadata"; filename="metadata.json" Content-Length: 15

    Content-type: application/json

    Content_Transfer-Encoding: binary

    {"uuid":"de5ebcea-e509-44a8-b7e1-c429f4f75b1e", scanbox_id: 1234, scanned_at: }

    --DropscanBoundary

    Content-Disposition: form-data; name="document"; filename="scan.pdf"

    Content-Length: 754771

    Content-type: application/pdf

    Content_Transfer-Encoding: binary

    %PDF-1.5 [...]

    --DropscanBoundary—

    Einrichtungsschritte bei Dropscan

    1. Melden Sie Sich bei Ihrem Dropscan-Konto an. Dort klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und dann auf Einstellungen.

    2. Wählen Sie Webhook unter dem Menüpunkt Integrationen aus.

    3. Tragen Sie die Webhook-URL ein, an die wir die Dokumente versenden sollen.

    4. Klicken Sie auf Einrichten.

    Zur Bestätigung der erfolgreichen Einrichtung senden wir ein erstes Test-Dokument. Sollte es Probleme bei der Einrichtung geben, werden Sie natürlich von uns informiert.

    Nächste Schritte

    Die Integration stellt nur die Verbindung zu Ihrem Webhook-Server her. Für das Teilen von gescannten Dokumenten mit dieser Integration haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Dokumente manuell teilen

    • Dokumente automatisch teilen mit einem Workflow

    Informationen dazu finden Sie hier.

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