Sendungen & Aktionen

Einen Nachsendeauftrag können Sie ganz einfach bei der Deutschen Post unter www.nachsendeauftrag.de einrichten.

Andere Postdienstleister wie z.B. die PIN AG bieten diese Möglichkeit ebenfalls an.

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Auswahl Art & Dauer des Nachsendeauftrags

Nachdem Sie ausgewählt haben ob Sie den Nachsendeauftrag privat oder gewerblich nutzen wollen, müssen Sie den Grund für die Nachsendung angeben. Hierbei wählen Sie bitte immer die Option Vorübergehende Abwesenheit. Hintergrund ist, dass Sie natürlich nicht Ihren Wohn- oder Firmensitz an Ihre Scanbox-Adresse verlegen. Anschließend müssen Sie unter Termin und Dauer sowohl den Beginn, als auch das Ende des Nachsendeauftrags angeben. Bitte beachten Sie, dass von dieser Auswahl / diesem Zeitraum abhängig ist, welche der Tarife Sie auswählen können. So ist z.B der Nachsendeauftrag für 24 Monate nur verfügbar, wenn Sie auch tatsächlich einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten angegeben haben.

Bei den Zusatzleistungen sollten Sie die Nachsendung von Päckchen und Paketen auf keinen Fall beauftragen, da für diese Pro Sendung ein Zusatzentgelt von EUR 6,90 erhoben wird und auch die von uns verschickten Sammelsendungen dann wieder an Ihre Scanbox zurückgeschickt werden.

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Auftraggeber & Adressen eingeben

Als nächstes müssen Sie den Namen des Auftraggebers (also entweder Ihren Namen oder den Namen Ihrer Firma) angeben. Hier haben Sie bei einem privaten Nachsendeauftrag auch die Möglichkeit zusätzliche, in Ihrem Haushalt lebende Personen anzugeben.

Als letztes geben Sie sowohl Ihre aktuelle Adresse als auch Ihre zukünftige Adresse ein. Bitte beachten Sie, dass Ihr Name oder der Name Ihres Unternehmens aus dem Auftraggeber übernommen wird, Sie brauchen diesen also nicht erneut anzugeben.

Unter Neue Adresse geben Sie die Scanbox-Adresse ein. Im Feld Adresszusatz müssen Sie dazu lediglich die zweite Zeile Ihrer Scanbox-Adresse angeben, z.B. Scanbox #12345. Die restliche Adresse geben Sie wie vorgesehen ein.

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Hinweis am Briefkasten anbringen

Wir empfehlen Ihnen an Ihrem Briefkasten einen Hinweis Bitte Nachsendeauftrag beachten anzubringen.

Sie werden von uns sofort per E-Mail informiert, sobald Sendungen in Ihrer Scanbox eingegangen sind.

Über einen Link in der E-Mail gelangen Sie direkt in Ihr sicheres Dropscan-Konto. Dort können Sie sich die gescannten Umschläge der Sendungen einsehen und entscheiden, wie wir weiter verfahren sollen. Sie können die Sendungen etweder zum Öffnen & Scannen, Vernichten oder zur Weiterleitung auf dem Postweg anfordern. Falls Sie keine Aktion anfordern, bewahren wir die Sendungen für einen unbegrenzten Zeitraum sicher für Sie auf.

Sie möchten keine Bemnachrichtigung über den Eingang von Sendungen erhalten? In den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos unter dem Menüpunkt 'Benachrichtigungen' können Sie diese einfach deaktivieren.

Alternativ informieren wir Sie auch gerne via Slack über Aktionen die in Ihrer Scanbox erfolgt sind (z.B. Eingang, Öffnen & Scannen oder Weiterleitung von Sendungen). Auch diese Benachrichtigung können Sie in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos aktivieren.

Wir scannen den Umschlag Ihrer Sendungen innerhalb von zwei Stunden nach dem Posteingang.

Nachdem Sie das Öffnen & Scannen Ihrer Sendung angefordert haben, scannen wir den Inhalt garantiert innerhalb von 24 Stunden. Nur bei größeren Mengen an Unterlagen (> 100 Blätter in einer Sendung) kann es manchmal etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. Sie werden nach dem erfolgten Scan Ihrer Unterlagen in jedem Fall von uns benachrichtigt.

Bitte beachten Sie, dass unser Scanzentrum immer werktags von Montag - Freitag geöffnet ist. Am Wochenende sowie an gesetzlichen Feiertagen in Berlin ist es geschlossen. Da wir ein gewerblicher Empfänger sind, erfolgt samstags auch keine Zustellung von Sendungen bei uns.

Die Sendungen werden Ihnen im Zeitraum von Montag bis Freitag zugestellt.

Ausgenommen sind gesetzliche Feiertage in Berlin. Da es sich bei Dropscan um einen gewerblichen Empfänger handelt, erfolgt am Samstag keine Zustellung von Post bei uns. Unser Scanzentrum ist daher am Wochenende geschlossen.

Sie werden von uns sofort per E-Mail informiert, sobald wir Sendungen in Ihrer Scanbox geöffnet und gescannt haben.

Über einen Link in der E-Mail gelangen Sie direkt in Ihr sicheres Dropscan-Konto. Dort können Sie sich die Scans der Dokumente ansehen und auf Ihren Rechner herunterladen. Anschließend können Sie die Sendungen entweder zum Vernichten oder zur Weiterleitung auf dem Postweg anfordern. Falls Sie keine Aktion anfordern, bewahren wir die Sendungen für einen unbegrenzten Zeitraum sicher für Sie auf.

Mit unseren Integrationen stellen wir Ihnen die Scans auch gerne in einem Cloud-Storage (z. B. Dropbox, Google-Drive, Evernote, CenterDevice, GetMyInvoices) zur Verfügung oder schicken Sie Ihnen per E-Mail zu. Diese können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos unter dem Menüpunkt 'Integrationen' einrichten.

Sie möchten keine Benachrichtigung erhalten, wenn Sendungen geöffnet und gescannt wurden? In den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos unter dem Menüpunkt 'Workflows' finden Sie unter 'Benachrichtigungen senden' alle aktiven Workflows. Hier können Sie über 'Optionen' die Einstellungen ändern oder die Benachrichtigungen deaktivieren.

Alternativ informieren wir Sie auch gerne via Slack über Aktionen die in Ihrer Scanbox erfolgt sind (z.B. Eingang, Öffnen & Scannen oder Weiterleitung von Sendungen). Auch diese Benachrichtigung können Sie in den Einstellungen Ihres Dropscan-Kontos aktivieren.

Grundsätzlich können Sie jede Art von Papierunterlagen und Dokumente an Ihre Scanbox-Adresse schicken.

Von der Größe einer Briefmarke, bis zum Format DIN A3, scannen wir alles automatisiert für Sie ein. Auch Unterlagen mit Heftung, Klammern, Bindung oder Ösung sind für uns kein Problem. Papierdokumente in Heftern oder Aktenordnern können wir ebenfalls für Sie digitalisieren.

Nachdem Sie das Öffnen & Scannen einer Sendung angefordert haben, scannen wir den gesamten Inhalt. Eventuell vorhandene Bürklammern oder Tackernadeln werden vor dem Scannen von uns entfernt. Einzige Ausnahme sind Dokumente in Hüllen, Heftern oder Aktenordnern sowie gebundene oder geöste Dokumente. Bei diesen scannen wir zuerst nur die Vorderseite und informieren Sie darüber per E-Mail und in Ihrem Dropscan-Konto.

Sie können dann das vollständige Scannen auch dieser Dokumente ganz einfach in Ihrem Dropscan-Konto bei der jeweiligen Sendung anfordern. Wir entnehmen die Dokumente dann aus der dem Behälter und scannen sie ebenfalls für Sie ein.

Damit ist sichergestellt, dass wirklich nur die Dokumente gescannt werden, die Sie tatsächlich in digitaler Form benötigen.

Ja, gerne scannen wir auch Ihre Bücher und andere gebundene Dokumente.

Dazu schicken Sie Ihre Bücher einfach auf dem Postweg an Ihre Scanbox-Adresse. Wir informieren Sie über den Eingang per E-Mail, Sie können die Sendung dann wie bei Ihrer Briefpost zum Öffnen & Scannen anfordern.

Im ersten Schritt scannen wir den Umschlag des Buches und informieren Sie über den Inhalt der Sendung. In Ihrem Dropscan-Konto können Sie dann das Entfenen der Bindung und vollständige Scannen des Buches anfordern. Sobald die Scans zum Herunterladen bereitstehen, informieren wie Sie erneut per E-Mail.

Bitte beachten Sie: Bücher können von uns nur gescannt werden, wenn wir vorher die Bindung entfernen bzw. abschneiden. Damit erhalten wir eine Loseblattsammlung, die wir schnell und kostengünstig mit dem Einzugscanner digitalisieren können. Das manuelle Scannen von Büchern ohne Entfernen der Bindung bieten wir derzeit nicht an.

Sollten sich einmal Fotos in einer Sendung befinden, scannen wir diese natürlich auch für Sie ein.

Falls Sie aber größere Mengen von Papierfotos, Dias oder Negativen in hoher Qualität scannen lassen möchten, sollten Sie sich an Dienstleister wenden, der sich auf das Scannen von Bildern spezialisiert hat.

Wir können Ihnen aus eigener Erfahrung z.B. die Firma Mediafix empfehlen, die Ihre Bilder an über 30 Annahmestellen in ganz Deutschland entgegennimmt und in kürzester Zeit digitalisiert.

Sendungen, in denen sich weitere adressierte Briefe befinden, bezeichnen wir als Sammelumschlag. Dieser Fall tritt z.B. auf, wenn Sie jemanden darum bitten Ihren Briefkasten zu leeren und die Post an Ihre Scanbox zu schicken. Oder wenn die Post eine größere Mnege Sendungen gesammelt in einem Umschlag weiterleitet.

Auch auf diese Situation sind wir natürlich vorbereitet: Sobald Sie eine solche Sendung zum Öffnen und Scannen anfordern, scannen wir erst einmal nur die Umschläge der enthaltenen Sendungen, ohne sie sofort zu öffnen. Gleichzeitig stellen wir Ihnen die Sendungen als separate Sendungen in Ihrem Posteingang zur verfügung und informieren Sie per E-Mail. Sie können dann wie gewohnt eine Aktion auswählen: Öffnen & Scannen, Vernichten oder auf dem Postweg weiterleiten.

Falls Sie eine größere Menge Papierdokumente von uns scannen lassen möchten, können wir nach Absprache gerne einen Termin für die persönliche Anlieferung der Unterlagen vereinbaren.

Setzen Sie sich dafür bitte kurz mit unserem freundlichen Kundenservice in Verbindung.

Alternativ können wir Ihnen anbieten, die Unterlagen durch unseren Kurier bei Ihnen abzuholen, falls sich Ihr Firmensitz in Berlin befindet. Auch hierfür reicht eine kurze Nachricht an unseren Kundenservice.

Unser Scanproduktionszentrum befindet sich in einem abgeschlossenen Gewerbegebiet zu dem aus Sicherheitsgründen der Zugang durch externe Dritte nicht erlaubt ist. Eine persönliche Abholung von Sendungen ist daher leider nicht möglich.

Sie können sich Ihre Sendungen aber jederzeit gerne auf dem Postweg von uns zusenden lassen, falls es besonders schnell gehen soll auch per DHL-Express. Dazu müssen Sie einfach nur in Ihrem Dropscan-Konto die gewünschten Sendungen auswählen und die Aktion 'Weiterleiten' anfordern.

Ja, hierzu gibt es die Möglichkeit einen sogenannten Workflow für das Öffnen & Scannen Ihrer Sendungen zu aktivieren. 

Wenn Sie den Workflow Öffnen & Scannen für Ihre Scanbox eingerichtet haben, werden wir künftig alle eingehenden Sendungen automatisch zum Öffnen und Scannen anfordern. 

 Nach Auswahl dieser Option finden Sie keine Sendungen mehr in der Kategorie Eingegangen in Ihrer Scanbox. Diese landen dann sofort in der Kategorie Geöffnet & gescannt und werden dort mit dem Status Wird geöffnet & gescannt angezeigt. 

Sie können diese Einstellung auch jederzeit rückgängig machen, ab dem Zeitpunkt werden dann wieder alle Sendungen im Bereich Eingegangen angezeigt und nur auf Anfrage geöffnet & gescannt. 

So aktivieren Sie den Workflow Öffnen & Scannen 

1. Gehen Sie in die Einstellungen Ihrer Scanbox indem Sie in Ihrem Dropscan-Konto oben rechts auf Einstellungen klicken 

2. Gehen Sie auf den Menüpunkt Workflows 

3. Klicken Sie rechts neben Öffnen & Scannen auf Einrichten und bestätigen Sie die Einrichtung. Sollten Sie mehr als eine Scanbox besitzen, wählen Sie bitte eine Scanbox aus, für die der Workflow aktiviert werden soll.  

Das ist über unsere Benachrichtigungen möglich, die Sie in Ihrem Dropscan-Konto konfigurieren können. Dazu klicken Sie oben rechts auf Einstellungen und dann auf den Menüpunkt Benachrichtigungen. Dort klicken Sie neben 'Slack' auf 'Einrichten' und folgen dann den weiteren Anweisungen zur Verbindung mit Ihrem Slack-Account.

Ganz einfach in dem Sie bei den gewünschten Sendungen als Aktion 'Sendung weiterleiten' auswählen.

Sendungen werden von uns gesammelt als DHL-Paket verschickt. Nach Auswahl der Aktion 'Sendung weiterleiten' legen Sie entweder eine neue Sammelsendung an oder fügen die Sendung zu einer bestehenden hinzu.

Für jede Sammelsendung können Sie einen individuellen Empfänger und ein Versanddatum festlegen. Sie können sogar mehrere Sammelsendungen gleichzeitig anlegen und dadurch unterschiedlichen Empfängern wichtige Sendungen auf dem Postweg zukommen lassen. Wir verpacken und verschicken Ihre Sendungen dann am gewünschten Zeitpunkt.

Sendungen, bei denen Sie Weiterleiten angefordert haben, werden gesammelt als DHL-Paket an Sie verschickt. Empfänger und Versandzeitpunkt können Sie für jede Sammelsendung individuell festlegen.

Sollten Sie eine Sendung einmal ganz dringend benötigen, können Sie auch den Versand als DHL Express-Paket anforden.

Aus folgenden Gründen werden Sendungen als DHL-Paket an Sie weitergeleitet:

• Das DHL-Paket ist mit EUR 500 im Verlustfall versichert.

• Sie erhalten eine Tracking-Nummer mit der Sie die Sendungen während dem Versand jederzeit nachverfolgen können.

• Sie können mit dem DHL-Express Paket einen genaueren Zustellzeitraum auswählen und Ihre Sendung sogar am Samstag empfangen.

• Mit DHL-Express bieten wir Ihnen einen weltweiten zuverlässigen Versand für Ihre Pakete an.

Wir sind der Meinung, dass die Sicherheit Ihrer Unterlagen den etwas höheren Preis für den Versand rechtfertigt. Sollten Sie eine Sendung einmal ganz dringend benötigen, können Sie auch den Versand als DHL-Express anfordern und Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Sendung direkt am Folgetag nach dem Versand bei Ihnen eintrifft (innerhalb Deutschlands).

Ja. Es kommt regelmäßig vor, dass unsere Kunden wichtige Sendungen oder Unterlagen dringend im Original benötigen. In diesen Fällen verschicken wir Ihre Sendungen gerne auch als DHL-Express Paket. Sowohl deutschlandweiter als auch internationaler Versand ist dabei problemos möglich.

Beim Anlegen der Sammelsendung wählen Sie dazu einfach die Versandart 'DHL-Express' aus. Ihre Sendung wird dann innerhalb von Deutschland garantiert am nächsten Werktag nach Versand zugestellt. Weltweit innerhalb von wenigen Tagen, je nach Zielort.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit sich für eine der folgenden Zustelloptionen zu entscheiden:

• Lieferung im Laufe des nächsten Werktages

• Lieferung bis 12 Uhr

• Lieferung bis 10 Uhr

• Lieferung bis 9 Uhr

• Samstagszustellung

Bitte geben Sie im Schritt der Erstellung der Sammelsendung auch eine Telefonnummer an. Damit kann Sie der Paketbote im Fall von Zustellschwierigkeiten direkt erreichen.

Mit Hilfe unseres Logistikpartners DHL verschicken wir Ihre Sendungen in so ziemlich jedes Land der Welt.

Das gewünschte Zielland können Sie ganz einfach beim Anlegen einer Sammelsendung auswählen.

Weitere Informationen rund um das Thema internationaler Paketversand finden Sie bei DHL:

Preis- und Produktinformationen - DHL Paket International

Die Höhe des Portos ist abhängig vom tatsächlichen Gewicht und Volumen der Sammelsendung. Egal wie schwer oder groß die Sammelsendung letztendlich ist, wir berechnen immer den günstigeren Online-Preis. Sie finden ihn ebenfalls auf der o.g. Seite von DHL.

Wie beim Versand innerhalb Deutschlands erhalten Sie auch beim internationalen Paketversand eine Tracking-Nummer. Diese schicken wir Ihnen direkt nach Versand der Sammelsendung per E-Mail zu. Mit Hilfe der Sendungsverfolgung von DHL wissen Sie dann immer wo sich Ihr Paket gerade befindet.

Mit der Zeit kann die Liste mit den bereits verwendeten Adressen bei der Erstellung einer neuen Sammelsendung immer länger und unübersichtlicher werden. Sie können daher einzelne Adressen aus der Liste entfernen.

Bitte klicken Sie bei der entsprechenden Adresse auf das "Verstecken"-Icon, damit diese zukünftig nicht mehr angezeigt wird.

Bitte beachten Sie, dass die im Konto hinterlegte Rechnungsadresse immer an erster Position angezeigt wird und nicht entfernt werden kann.

Sie möchten Ihre Sendungen zu einem früheren oder späteren Zeitpunkt erhalten? Mit wenigen Schritten können Sie den Zeitpunkt einer Sammelsendung ändern: 

1. In der Kategorie Weitergeleitet klicken Sie auf Sammelsendungen ansehen um die Übersicht aller Sammelsendungen anzuzeigen.

2. Dort wählen Sie bei der gewünschten Sammelsendung die Aktion Ändern aus. 

3. Anschließend erscheint ein Dialog bei dem Sie die genannten Punkte ändern und anschließend mit Klick auf den Button Sammelsendung ändern bestätigen können.

Sie können eine Sammelsendung jederzeit ändern. Änderungen an einer Sammelsendung können Sie immer bis Mitternacht des Tages vor dem Versanddatum vornehmen. Folgende Änderungen sind an einer Sammelsendung möglich:

• Weitere Sendungen einer Sammelsendung hinzufügen

• Bestehende Sendungen einer Sammelsendung entnehmen

• Sammelsendung an eine andere Adresse senden, als ursprünglich geplant

• Sammelsendung vollständig auflösen

Weitere Sendungen einer bestehenden Sammelsendung hinzufügen

1. Wählen Sie im Bereich Eingegangen oder Geöffnet & Gescannt die Sendungen aus, die Sie zu einer bestehenden Sammelsendung hinzufügen möchten.

2. Klicken Sie oben rechts auf Aktion auswählen > Weiterleiten.

3. Im darauf folgenden Dialog wählen Sie die bereits bestehende Sammelsendung aus und bestätigen Sie die gewünschte Versandoption. 

Adresse der Sammelsendung ändern oder Sammelsendung auflösen 

1. In der Kategorie Weitergeleitet klicken Sie auf Sammelsendungen ansehen um die Übersicht aller Sammelsendungen anzuzeigen.

2. Dort wählen Sie bei der gewünschten Sammelsendung die Aktion Ändern aus. Sie können auch alle Sendungen aus der Sammelsendung entfernen, indem Sie Auflösen auswählen.

3. Anschließend erscheint ein Dialog bei dem Sie die genannten Punkte ändern und anschließend mit Klick auf den Button Sammelsendung ändern bestätigen können.

Einzelne Sendungen aus Sammelsendung entfernen 

Es besteht auch die Möglichkeit einzelne Sendungen aus einer Sammelsendung zu entfernen. Dies ist hilfreich, wenn Sie eine größere Anzahl an Sendungen zur Weiterleitung angefordert haben, dann aber feststellen, dass Sie einzelne Sendungen doch nicht benötigen oder an eine andere Adresse verschicken möchten.

1. In der Übersicht der Sammelsendungen klicken Sie auf die gewünschte Sammelsendung. Es erscheint die Übersicht aller enthaltenen Sendungen.

2. Bei der entsprechenden Sendung wählen Sie die Aktion Entfernen aus und bestätigen diese. Anschließend wird die ausgewählte Sendung aus der Sammelsendung entfernt und damit auch nicht mehr weitergeleitet.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktionen nur bis Mitternacht des Tages vor dem Versanddatum verfügbar sind. Dies hat produktionstechnische Gründe, da die Zusammenstellung und Verpackung Ihrer Sammelsendungen durch uns bereits in den frühen Morgenstunden erfolgt.

Sofern Sie sich Sendungen per Sammelsendung weitergeleitet haben, wird diese in der Regel auch bei Ihnen zugestellt.

Falls es einmal Schwierigkeiten bei der Zustellung gibt, geht die Sammelsendung auf jeden Fall nicht verloren. Sie wird dann in jedem Fall wieder an uns zurück geschickt. Wir stellen Ihnen das Paket dann wieder im Posteingang Ihres Dropscan-Kontos zur Verfügung.

Grundsätzlich bewahren wir alle Sendungen, die in Ihrer Scanbox eingegangen sind solange für auf, bis Sie diese entweder zur Vernichtung oder zur Weiterleitung auf dem Postweg anfordern.

Je nach gewähltem Tarif ist die Aufbewahrung Ihrer Sendungen entweder 14 oder 90 Tage kostenlos inklusive. Nach Ablauf dieses Zeitraums archivieren wir die Sendungen automatisch, Sie brauchen also selber nichts zu unternehemn.

Diese Leistung stellen wir mit einer monatlichen Gebühr je Sendung in Rechnung. Auch die archvierten Sendungen können Sie jederzeit zur Vernichtung anfordern oder sich zuschicken lassen. Die Archivierungsgebühren fallen dann natürlich nicht mehr an.

Den Archivierungszeitpunkt jeder Sendung können Sie sich ganz einfach folgendermaßen anzeigen lassen:

Bei der Sendungsübersicht in Ihrem Dropscan-Konto finden Sie oben rechts einen Punkt 'Anzeigeoptionen'. Dort können Sie die Option 'Sortieren nach Datum Archivierung' aus wählen und schon wird Ihnen unterhalb jeder Sendung das genaue Datum angezeigt. Damit sehen Sie auch ob Sendungen bereits archiviert wurden bzw. wann dies erfolgt.

Wir unterscheiden zwischen dem physikalischen Vernichten von Sendungen und dem Löschen von digitalen Scans. Beide Aktionen können Sie in Ihrem Dropscan-Konto durchführen. Beachten Sie, dass das Löschen der digitalen Scans einer Sendung nicht automatisch zur Vernichtung der physischen Sendung führt.

Vernichten von Sendungen

1. Wählen Sie im Bereich Eingegangen, Geöffnet & gescannt oder Weitergeleitet die gewünschte Sendung aus.

2. Wählen Sie die Aktion Vernichten aus.

Digitale Scans einer Sendung löschen

1. Klicken Sie in der Übersicht aller Sendungen auf die gewünschte Sendung. 

2. Lassen Sie sich in der Sendungsvorschau die Scans anzeigen (Button Scans links oben).Klicken dann auf den Button 'Löschen' rechts. 

Falls Sie die Scans einer Sendung aus Versehen gelöscht haben, schicken Sie uns einfach eine kurze Nachricht zu der jeweiligen Sendung (Klick auf den Button mit der Sprechblase oben rechts). Sofern die Sendung noch nicht vernichtet oder weitergeleitet wurde, können wir diese gern erneut für Sie scannen.