Scans & Digitale Dokumente

Für eine möglichst originalgetreue Abbildung Ihrer Papieroriginale, scannen wir Ihre Unterlagen immer mit einer Auflösung von 300 dpi und in Farbe. Damit ist auch eine sehr hohe Erfolgsrate bei der Texterkennung (OCR) garantiert.

OCR steht für Optical Character Recognition und bedeutet soviel wie Texterkennung. Mit diesem Verfahren ist es möglich Bilder von Texten inhaltlich zu erfassen und weiterzuverarbeiten.

Dropscan setzt OCR-Software ein, um den Inhalt Ihrer Unterlagen zu erfassen und die fertigen PDF-Dateien durchsuchbar zu machen. Praktisch jedes Wort in Ihren Unterlagen steht damit als Schlagwort für eine Volltextsuche zur Verfügung.

PDFpro ist unsere Bezeichnung für PDF-Dateien deren Inhalt vollständig durchsuchbar ist. Alle Scans die wir produzieren durchlaufen automatisch einen Texterkennungsprozess (OCR), wodurch der gesamte Inhalt eines Dokuments im Volltext zur Verfügung steht.

Sie können damit ganz einfach über die Suchfunktion Ihres Systems nach einzelnen Dokumenten suchen. So können Sie sich z.B. mit der Suche nach 'Kontoauszug' alle Kontoauszüge Ihrer Hausbank anzeigen lassen.

Wenn Sie einmalig alle Scans aus einer Scanbox gesammelt herunterladen wollen, können Sie die Export-Funktion in Ihrer Scanbox nutzen. 

Dafür klicken Sie einfach oben rechts auf Einstellungen und wählen dann links den Menüpunkt 'Scanbox' aus.Wenn Sie auf der Seite weiter herunter scrollen, finden Sie den Bereich zum Export aller Scans als ZIP-Archiv und können sich dort die Scans ganz einfach als komprimierte ZIP-Datei herunterladen.

Alternativ können Sie auch eine Integration einrichten, z.B. mit einem Cloud-Storage wie Dropbox oder Google-Drive einrichten. Dabei haben Sie die Möglichkeit, alle bisher für Sie produzierten Scans auf einmal an die jeweilige Intragtion zu übertragen.

Dafür gibt es unzählige Lösungen am Markt. Diese sind abhängig davon, auf welchem Rechner bzw. mit welchem Betriebssystem Sie arbeiten. Hier ein paar Programme & Services die wir selber gerne verwenden und daher empfehlen können:

Unter Windows

• ELO Office

• Amagno

• Docuware

• Dvelop D.3

Auf dem Mac

• Devonthink

• EagleFiler

• Yep

• Leap

Auf dem iPad / iPhone

• PDF Expert 5

• Documents

• Files App

• GoodReader

In der Cloud

• Box.com

• Dropbox

• Evernote

• Centerdevice

• Fastbill

• Fileee

• Foxdox

Standardmäßig werden die Scans eines Blattes von uns in einer PDF-Datei gespeichert. Die resultierende PDF-Datei hat eine oder zwei Seiten, je nachdem ob nur die Vorderseite oder auch die Rückseite des Blattes bedruckt ist.

Alternativ stellen wir Ihnen auch die Scans mehrerer Blätter in einer PDF-Datei zur Verfügung. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Sie wählen beim Herunterladen der Scans die Option 'Scans in einer PDF-Datei herunterladen' aus. Sie erhalten dann eine einzige PDF-Datei die alle Scans einer Sendung enthält. Die Anzahl der Seiten der PDF-Datei entspricht also der Anzahl der Scans die von uns produziert wurde.

2. Falls Sie in einer Sendung die Scans mehrerer Blätter zusammen in einer PDF-Datei erhalten möchten, können Sie diese mit einer Büroklammer lose zusammenfügen. Wir speichern dann die Scans aller zusammengehefteten Blätter in eine PDF-Datei. Das gleiche gilt für gebundene Dokumente bei denen wir auf Ihre Anforderung die Bindung entfernen.

Falls Sie einen Mac von Apple verwenden, können Sie ganz einfach über die systemweite Suche "Spotlight" nach Stichworten aus Ihren Dokumenten suchen.

Auf einem PC mit Windows benutzen, verwenden Sie einfach die Suchfunktion im Datei-Explorer.

Weiterhin bieten die meisten Cloud-Storage-Dienste wie z.B. Dropbox, Evernote, Google-Drive, Centerdevice oder fileee ebenfalls eine Suchfunktion an, mit der Sie Dokumente anhand ihres Inhaltes einfach finden können. Sie können diese Dienste jederzeit über unsere Integrationen mit Ihrem Dropscan-Konto verbinden.

Sie können die digitalen Scans einer Sendung jederzeit löschen. Dazu klicken Sie in der Detailansicht einer Sendung einfach oben links auf den Button 'Scans' und anschließend oben rechts auf den Button 'Löschen'.

Durch diese Aktion werden nur die digitalen Scans gelöscht, die physische Sendung wird dabei nicht von uns vernichtet.

Bitte beachten Sie, daß die Scans nach Bestätigung durch Sie sofort gelöscht werden. Es besteht für uns keine Möglichkeit diese wiederherzustellen. Falls die physische Sendung noch nicht vernichtet wurde, scannen wir sie aber gerne erneut für Sie ein.

Die PDF-Dateien Ihrer Scans werden von uns nach folgendem Format automatisch benannt:

Scanbox-[Scanbox #]-Sendung-[Eingangsdatum]-Dokument-[Zähler]-[Merkmal].pdf

Die in in den Klammern [...] dargestellten Informationen werden durch spezifische Informationen der jeweiligen Sendung ersetzt.

Im Einzelnen sind dies:

[Scanbox #]: Die Nummer der Scanbox in der die Sendung eingegangen ist.

[Eingangsdatum]: Das Eingangsdatum der Sendung im Format JJJJMMTT (Jahr/Monat/Tag).

[Zähler]: Ein aufsteigender Zähler der die Anzahl der Dokumente in der Sendung angibt.

[Merkmal]: Ein Merkmal des Dokumentes (Bindung/Siegel/Pin-Tan/Register) oder eines Dokumentenbehälters (Hülle/Hefter/Ordner) welches beim Scannen automatisch erkannt wurde.

Falls Sie Dokumente in Hüllen, Heftern oder Aktenordnern zum vollständigen scannen anfordern, speichern wir die entsprechenden Scans zusammen in einem Dateiordner. Dieser wird von uns nach dem folgenden Format benannt:

Scanbox-[Scanbox #]-Sendung-[Eingangsdatum]-[Merkmal]

Durch diese Information ist sichergestellt, dass Sie immer genau wissen, wann und für welche Scanbox eine bestimmte Sendung eingegangen ist und ggfs. auch worum es sich bei dem Inhalt der Sendung handelt.

Grundsätzlich scannen wir immer den gesamten Inhalt einer Sendung. Büro- oder Tackerklammern werden von uns vor dem Scannen ohne Zusatzkosten entfernt.

Bei gebundenen oder abgehefteten Unterlagen (z.B. in Hüllen, Heftern oder Aktenordnern) scannen wir als erstes nur die Vorderseite und informieren Sie per E-Mail. Falls von Ihnen gewünscht, können wir das Dokument auch vollständig scannen. Dies können Sie bei der jeweiligen Sendung jederzeit in Ihrem Dropscan-Konto anfordern. Wir gehen dann folgendermaßen vor:

• Bei gebundenen Dokumenten schneiden wir auf Ihren Wunsch die Bindung ab und scannen das Dokument anschließend vollständig als Loseblattsammlung über unseren automatischen Einzugsscanner.

• Bei abgehefteten Dokumenten (z.B. in Hüllen, Heftern oder Aktenordnern) entnehmen wir zunächst alle Dokumente und scannen diese vollständig. Anschließend werden die Papierdokumente von uns zurückgeheftet.

• Geöste Dokumente (z.B. Gerichtsakten, notariell beurkundete Verträge) scannen wir ohne die Ösung oder das Siegel zu entfernen manuell auf dem Flachbettscanner.

Mit dieser Vorgehensweise ist sichergestellt, dass immer nur die Papierdokumente gescannt werden, die Sie tatsächlich digital benötigen.

Bei Dokumenten mit einem Siegel oder einer Ösung scannen wir als erstes nur die Vorderseite und informieren Sie darüber per E-Mail. Sie können dann das Scannen des gesamten Dokumentes in Ihrem Dropscan-Konto bei der jeweiligen Sendung anfordern.

Nach Anforderung wird dass Dokument dann von uns manuell auf dem Flachbettscanner digitalisiert, ohne dabei die Ösung oder das Siegel zu entfernen. Die Integrität des Papierdokumentes bleibt damit erhalten.

Falls sich in einer Sendung eine Plastikkarte befindet (z.B. von Ihrer Bank oder Versicherung) wird das Dokument mit der Karte von uns manuell auf dem Flachbettscanner digitalisiert. Damit ist sichergestellt, dass die Karte nicht beschädigt wird und Sie erkennen anhand der Scans den Inhalt der Sendung.

Die Sendung mit der Karte schicken wir Ihnen natürlich jederzeit gerne auf dem Postweg zu. Sie müssen nur bei der entsprechenden Sendung die Aktion 'Weiterleiten' anfordern und eine Sammelsendung anlegen. In dringenden Fällen versenden wir Ihre Karte auch weltweit per DHL-Express.

Beim Herunterladen der Scans können Sie in Ihrem Dropscan-Konto zwischen zwei Optionen wählen:

1. Scans in einer PDF-Datei

Bei dieser Option stellen wir Ihnen alle Scans der Unterlagen einer Sendung als eine einzige PDF-Datei zur Verfügung. Diese enthält genau so viele Seiten wie Scans produziert wurden.

1. Scans in einzelnen PDF-Dateien als ZIP Archiv.

Mit dieser Option erhalten Sie die Scans der Unterlagen einer Sendung als einzelne PDF-Dateien. Die Scans für ein Blatt werden jeweils in eine PDF-Datei gespeichert, diese enthält eine oder zwei Seiten, je nachdem ob nur die Vorderseite oder auch die Rückseite bedruckt war. Leerseiten ergeben keine Scans, sondern werden automatisch gelöscht und auch nicht berechnet.

Damit Sie die PDF-Dateien Ihrer Scans bei dieser Option nicht einzeln herunterladen müssen, werden alle Dateien in einem ZIP-Archiv zusammengefasst und komprimiert.